SAF-T UA і Odoo ERP: як підготувати облік до е-аудиту

Що таке SAF-T UA

Це не звітність у звичному розумінні. За роз’ясненням ДПС, файл SAF-T UA не належить до податкової звітності, а є електронним документом. Його не подають щокварталу разом із декларацією. Податкова запитує файл, коли проводить документальну перевірку.

У загальному вигляді файл має чотири змістовні блоки:

Українська схема докладніша за базовий стандарт ОЕСР. До неї входять запаси, рух товарів і необоротні активи. Тож облік складу й основних засобів теж має бути узгодженим із бухгалтерією.

Як ДПС працює з файлом в е-аудиті

Раніше податкова просила паперові чи скановані документи, а інспектори перевіряли їх вручну. Це довго, а результат залежав від того, що саме вирішили показати.

Е-аудит ДПС запустила з 1 січня 2026 року. Тепер процес виглядає так:

1. Платник отримує запит в Електронному кабінеті.
2. Формує файл окремо за кожен період, зазначений у запиті, і завантажує його архівом.
3. Система перевіряє файл на відповідність XSD-схемі.
4. Платник отримує другу квитанцію: файл прийнято або не прийнято, з переліком помилок.

ДПС уже повідомила про перші подання файлів під час перевірок. Для бізнесу це має три наслідки.

Швидкість. На подання дають два робочі дні після отримання запиту.

Прозорість. Дані приходять в єдиній структурі. Розриви між довідниками, проводками й документами стають видимими для будь-кого, хто аналізує файл.

Ціна помилки. Окремого штрафу саме за SAF-T у Податковому кодексі немає. ДПС застосовує загальну норму п. 121.2 ст. 121 ПКУ. За неподання або подання не в повному обсязі штраф становить одну мінімальну зарплату, встановлену на 1 січня звітного року, за кожен факт. У 2026 році це 8 647 грн. Файл, який система не прийняла, фактично вважається неподаним. Сплата штрафу не скасовує обов’язку подати файл.

Кому потрібно готувати SAF-T UA у 2026–2027 роках

Файл формують на запит під час документальної перевірки. Коло платників залежить від того, хто ви.

Великі платники податків

Для них вимога вже діє. Великий платник — це юридична особа, у якої дохід за чотири послідовні квартали перевищує 50 млн євро в еквіваленті. Другий критерій: сума сплачених податків за цей період перевищує 1,5 млн євро. На 2026 рік до Реєстру великих платників включено 1647 компаній.

Два важливі уточнення від ДПС:

• Строк подання — два робочі дні, наступні за днем отримання запиту (ст. 85 ПКУ).
• Файл потрібно подавати лише за ті періоди, коли платник перебував у Реєстрі великих платників.

Решта платників ПДВ

У роз’ясненнях ДПС (ЗІР, категорія 130.01) зазначено, що Національна стратегія доходів передбачає IT-рішення для обробки SAF-T UA для всіх платників ПДВ з 2027 року. Але це плани, а не норма закону.

Законопроєкт №6255, який мав закріпити порядок, Верховна Рада відкликала у липні 2025 року. Нового законопроєкту за відкритими джерелами на осінь 2026 року не подано. Тож порядок, строки й відповідальність для масового сегмента остаточно не визначені.

ФОП на спрощеній системі

Автоматичного обов’язку лише за статусом ФОП немає. Водночас Мінфін пропонував запровадити обов’язкову реєстрацію платником ПДВ для частини ФОП із доходом від 4 млн грн, починаючи з 2027 року. Станом на жовтень 2026 року таку норму ще не ухвалено. Якщо ви ФОП із високим оборотом, стежте за змінами.

Чому не варто чекати закону

Дата може зсунутися. Проте підготовка даних займає від двох тижнів до кількох місяців залежно від якості обліку. Якщо чекати остаточного закону, часу на підготовку не залишиться.

Проблема в даних, а не в XML

Файл формує програма. Але вона бере те, що лежить в обліку. Якщо контрагент заведений у трьох написаннях, у файлі буде три контрагенти. Якщо проводка не має первинного документа, розрив потрапить у вигрузку.

Найчастіше бухгалтери зустрічаються з такими проблемами:

• дублі контрагентів і номенклатури;
• порожні обов’язкові поля в довідниках;
• проводки без документів і документи без проводок;
• облік у кількох програмах, які зводять вручну;
• правки заднім числом без історії змін.

Коли облік розкиданий, підготовка файлу перетворюється на проєкт зі збирання даних. Коли все лежить в одній базі, це проєкт зі звірки. Він набагато простіший.

Як Odoo ERP допомагає підготувати облік до SAF-T UA

Крім структури даних, допомагають ще три речі.

З практики. SAF-T UA вимагає узгоджених даних. Клієнти, які перейшли на єдину систему, помічають цей ефект у щоденних процесах. Закриття бухгалтерського місяця скоротилося з 10 днів до 2. Кількість помилок у бухгалтерії зменшилася на 85%. Це не кейси про SAF-T UA. Це показники того, що облік можна тримати в стані, коли на запит податкової відповідають за дні, а не за тижні.

Чого Odoo не зробить

Чесно про обмеження. Вони впливають на терміни й бюджет.

Не виправить дані сама. Odoo не вилікує контрагента, якого роками заводили вручну в різних написаннях. Але допоможе об’єднати наявні картки й зменшить ризик нових дублів.

Не формує XML за схемою ДПС «з коробки». Odoo дає чисті й узгоджені дані. Сам XML формує окремий інструмент: модуль або конектор. Його підбирають під ваш облік і перевіряють на копії вашої бази.

Не очистить історію під час міграції автоматично. Якщо ви перейшли з іншої системи, старі помилки переїжджають разом із даними. Їх треба чистити під час міграції, а не після. Про це — на сторінці міграції з 1С на Odoo.

Як ми готуємо облік до SAF-T UA

1. Аудит даних. Шукаємо дублі, порожні обов’язкові поля й проводки без документів.
2. Очищення довідників. Зводимо контрагентів і номенклатуру до однієї картки. Якщо ви переходите з 1С, робимо це в рамках міграції.
3. Налаштування обліку. Підлаштовуємо план рахунків і журнали, перевіряємо коди ПДВ, вмикаємо блокування періодів та Audit Trail.
4. Підбір рішення для формування файлу. Перевіряємо на копії вашої бази, чи охоплює воно ваші документи.
5. Пробна вивантаження. Формуємо файл за один місяць і розбираємо всі зауваження перевірки.
6. Навчання. Показуємо бухгалтеру, як сформувати й перевірити файл за два робочі дні.

Чек-лист готовності до SAF-T UA

Перевірте себе за п’ятьма пунктами:

• Довідники. Чи немає дублів контрагентів і товарів? Чи заповнені коди, які вимагає стандарт?
• Зв’язки. Чи кожна проводка має первинний документ, а кожен документ — проводку?
• Єдина система. Чи весь облік в одній базі? Якщо ні, хто і як зводить дані?
• Історія змін. Чи можна показати, хто і коли правив документ?
• Швидкість. Чи зможете ви сформувати файл за період перевірки за два робочі дні?

Якщо хоча б на два питання відповідь «ні», час діагностувати облік зараз.

Поширені помилки при підготовці

• Чекати остаточного закону. Дата може змінитися, але якість даних за тиждень не виправиться.
• Купити інструмент для формування файлу й вважати питання закритим. Він не лікує дублі й розриви в обліку.
• Віддати все IT-відділу. Файл — це бухгалтерський продукт. Без головного бухгалтера в проєкті змістовні помилки не знайти.
• Тестувати одразу на всьому періоді. Спершу один місяць, потім масштабування.

SAF-T UA — це не про XML. Це про те, чи може ваш облік пройти перевірку структурою даних. Закон може змінити дату, але не змінить стан довідників і зв’язків між проводками та документами.

Що варто зробити вже зараз:

• перевірити довідники та зв’язки між проводками й документами;
• звести облік в одну систему;
• ввімкнути контроль змін;
• зробити пробне вивантаження за один місяць.

Готові перевірити облік на готовність до е-аудиту? Залишайте заявку на безкоштовну демонстрацію Odoo. Покажемо, як виглядає єдиний облік на ваших процесах.