OK Cleaning Service: як клінінгова компанія в Хорватії перейшла з Excel на Odoo Enterprise

Впровадження Odoo Enterprise для клінінгової компанії. Автоматизація повного циклу — від ліда до рахунку — для сезонного клінінгового бізнесу в Хорватії

Про клієнта

OK Cleaning Service — клінінгова компанія з міста Пула (Хорватія), що спеціалізується на прибиранні туристичної та приватної нерухомості: апартаментів, вілл, готелів під короткострокову оренду, а також яхт. Компанія обслуговує власників нерухомості, серед яких є клієнти з 10+ апартаментами одночасно, і працює в умовах різкої сезонності — пік навантаження припадає на літній туристичний сезон. На момент старту проєкту бізнес перебував у стадії активного масштабування: ліди велися в окремих Excel-таблицях, графік прибирань — частково в голові менеджера, рахунки формувалися вручну у Word, а зарплата рахувалася в таблицях. Ціни розраховувалися, проте спиралися на орієнтовний час роботи зі слів співробітників: точних даних про фактичні трудовитрати на кожному об'єкті не було.

Завдання проєкту

Побудувати єдину систему управління операційною діяльністю, яка охопить весь цикл: збір лідів з усіх каналів → база об'єктів з характеристиками і цінами → планування виїздів → фіксація фактичного часу роботи на місці → автоматичний розрахунок зарплати → виставлення рахунків клієнтам → фінансова аналітика. Окрема ключова вимога — чітко фіксувати й аналізувати фактичний час роботи по кожному об'єкту. Проєкт збігся з туристичним сезоном, тому впровадження вели поетапно, не зупиняючи роботу компанії.

Реалізоване рішення

На базі Odoo 19 Enterprise команда UBM SOFT розгорнула наскрізну систему управління клінінговим бізнесом:

CRM та збір лідів: ліди з Instagram, Facebook, форми на сайті та месенджерів автоматично потрапляють у єдину воронку. Воронки сегментовані за типом послуги — сезонне прибирання, генеральне, яхти, хімчистка. «Відкладені» ліди з районів поза зоною обслуговування зберігаються в окремому статусі й повертаються в роботу при розширенні географії.

База клієнтів та об'єктів: ієрархія «клієнт → об'єкти», де кожна адреса має власні характеристики (площа, кількість кімнат і санвузлів, тип об'єкта), індивідуальні вимоги до укомплектованості та власний прайс-лист із розділенням на високий і низький сезон. Ціна підтягується в рахунок автоматично.

Планування виїздів: календар прибирань із переглядом завантаженості по днях, перенесенням виїздів і автоматичними нагадуваннями клієнту за 1–2 дні до візиту.

Мобільне виконання робіт: співробітниці працюють у застосунку Odoo Field Service — бачать свій розклад, вимоги до об'єкта і чек-лист, фіксують час кнопками «Старт / Стоп». Система окремо рахує час прибирання і час переміщення між об'єктами, підсумовує години кількох виконавців на одному об'єкті, а після закриття виїзду надсилає клієнту повідомлення про завершення роботи з фото-звітом за потреби.

Персонал і розрахунок зарплати: профілі співробітників із категоріями (навички / досвідчений / старший), погодинними або фіксованими ставками, окремою міткою для підрядників. Зарплата рахується автоматично з фактично зафіксованого часу, включно з бонусами старших співробітниць за перевірку об'єктів.

Рахунки та фінанси: місячний рахунок формується однією кнопкою — система збирає всі закриті виїзди клієнта, підставляє ціни по кожному об'єкту й генерує PDF із деталізацією по датах, який одразу йде на пошту клієнту. Паралельно ведеться облік витрат на хімію, обладнання та матеріали.

Аналітика: фактичний час прибирання по кожному об'єкту, завантаженість співробітників, маржа в розрізі об'єктів через аналітичні рахунки, P&L за довільний період.

Результати впровадження

Ціноутворення на точних даних: замість орієнтовних оцінок зі слів співробітників — фактичний час роботи по кожному об'єкту, що стає основою для нормативів і уточнення розрахунку цін.

Скорочення ручної роботи: формування рахунків, розрахунок зарплати і комунікація з клієнтами перейшли з Excel і Word у автоматичні сценарії системи.

Поетапний запуск без зупинки бізнесу: функціонал вводився в роботу протягом сезону, відчутний ефект і полегшення в роботі з'явилися вже з липня. Наступний сезон компанія починає з системою, готовою до використання в повному обсязі, і з можливістю нарощувати кількість об'єктів і виконавців без зміни архітектури.

Гнучкість щодо персоналу: штатні співробітники і підрядники обліковуються в одній системі, при цьому підрядники не потребують ліцензій.

Проєкт OK Cleaning Service показує, як компанія на стадії масштабування може одразу побудувати керовану операційну модель замість того, щоб роками накопичувати хаос у таблицях. Odoo Enterprise закрив весь цикл — від першого звернення клієнта до рахунку і аналізу маржі — з мінімальною кількістю ліцензій і поетапно — без зупинки роботи в розпал сезону.